Creëer de duidelijkheid waarmee iedereen weet waarvoor die verantwoordelijk is
Je hebt slimme mensen aangenomen. Talentvolle professionals. Toch voelt het alsof alles juist trager gaat dan voorheen. Vergaderingen duren te lang, besluiten worden heroverwogen en bij elk nieuw project ontstaat er een stoelendans: wie pakt dit op?
Een standaardoplossing is een onduidelijke afspraak als: We moeten beter communiceren. Of nog zinlozer, een heidag om het onderlinge begrip te vergroten.
Dat zijn geen duurzame oplossingen.
Het probleem is niet de inzet en intentie. Het probleem is het ontbreken van een expliciete duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. Als dat duidelijk is, en vastgelegd in heldere rollen met mandaat, schieten de hersenen van je medewerkers niet meer in de verdediging. Onduidelijkheid is onveiligheid. En onveilige mensen nemen geen eigenaarschap maar die dekken zich in.
Omgekeerd: duidelijkheid en mandaat creëren de veiligheid om te werken op jouw manier, zodat je het afgesproken resultaat behaalt.
Waarom functieomschrijvingen niet werken in de dagelijkse praktijk
Je functieomschrijving is een statisch plaatje dat niets zegt over het werk dat vandaag gedaan moet worden.
In een scale-up verandert de realiteit snel. Een statische functieomschrijving is te hoogover, zoals bijvoorbeeld: Marketing Manager. Het zegt niets over wie verantwoordelijk is voor de LinkedInstrategie of het updaten van het CRM.
Daardoor vallen werkzaamheden tussen wal en schip. Of twee mensen doen hetzelfde werk. Waarmee je een manier hebt ingebouwd die zorgt dat je veel te veel tijd kwijt bent om te ontdekken wie ergens echt voor verantwoordelijk is. Kortom: interne ruis waar je niet op zit te wachten.
De oplossing: rollen bepalen volgens Getting Teams Done
Door rollen te bepalen voorkom je de onduidelijkheid die voor onnodige interne ruis zorgt.
In het Grow-Up traject heeft de rollenworkshop daarom een essentiële plaats.
Wil je eerst zelf aan de slag? Dat kan ook. Speciaal daarvoor heb ik deze gratis rollentool volgens de methode van Getting Teams Done gebouwd.
Met deze gratis tool doe je wat Getting Teams Done en Scaling Up propageren, je bepaalt duidelijk eigenaarschap.
Wat deze tool doet:
- Scheidt de persoon van de rol
- Maakt verwachtingen expliciet
- Creëert mandaat
Het is de structuur die nodig is om talent te laten vliegen.
Dit levert de rollentool op
- Minder vergadertijd: Je hoeft niet meer te praten over wie het doet, alleen over wat er gedaan is en moet worden.
- Meer eigenaarschap: Iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Schaalbaarheid: Een nieuwe medewerker onboarden? Geef gewoon de rollenset in plaats van een onduidelijke functieomschrijving.
Nog steeds last van interne ruis?
Deze rollentool lost de acute onduidelijkheid op. Maar als je merkt dat je organisatie structureel vastloopt in de puberfase (25-50 FTE), waar processen knellen en de cultuur onder druk staat, dan is er meer nodig dan alleen het definiëren van de rollen in je organisatie.
Ik help leiders van scale-ups om de structuur neer te zetten die nodig is voor de volgende groeifase. Zodat je met meer vrijheid en energie kan groeien.
Klaar met de interne ruis? Ontdek wat het Grow-Up Traject voor jou kan betekenen.